In unserem Magazin geben wir Ihnen gerne Tipps für Unternehmen im Allgemeinen und für Ihres natürlich im Speziellen. Ein paar Regeln haben wir bereits hier festgeschrieben. In unserer aktuellen Artikelreihe möchten wir neue und wachsende Unternehmen mit einigen Tipps unterstützen. Im ersten Teil gab es daher ein paar Hinweise zum Marketing und zur innerbetrieblichen Gestaltung.
Für den vorliegenden Artikel wollen wir nun davon ausgehen, dass Ihr Unternehmen sich erfolgreich am Markt etablieren konnte und sich zudem in einem relativ starken Wachstum befindet. Kurzum: wir wollen das in der unternehmerischen Planung selten beachtete oder eingeplante Thema „Unternehmensumzug“ ins Kalkül ziehen – und wiederum unseren Senf dazu abgeben.
Einleitung
Zu allererst muss natürlich evaluiert werden, ob ein Unternehmensumzug lohnend ist. In manchen Bürokomplexen, Unternehmenszentren oder ähnlichen Einrichtungen, die gerade bei jungen Unternehmen gern alternativ gestaltet werden, lohnt es sich vielmehr nach einer Umstrukturierung zu suchen oder die allgemeine Aufteilung der Räumlichkeiten zu optimieren.
Gelingt dies nicht oder verspricht eine andere Lokalität zum gleichen oder niedrigeren Preis bessere Konditionen, dann ist ein Umzug natürlich die logische Konsequenz. Die Basics sind natürlich: die alten Räumlichkeiten kündigen, die neuen anmieten. Aber bis letztere genutzt werden können, gilt es vieles zu beachten.
Schritt 1: Einen Zeitplan erstellen und vorstellen
Arbeitet Ihr Unternehmen oder das aktuelle Team gerade an einem großen Auftrag oder entwickelt ein neues Produkt / Feature, dann ist der Umzug, der auch mit Komplikationen verbunden sein kann, vielleicht nicht gerade das, was zur Produktivität beiträgt. Kurzum: suchen Sie vorerst einen Tag oder Zeitraum, bei dem sich alle oder zumindest die Mehrheit mit dem Vorhaben einverstanden erklären werden. Auch die Wahl zwischen einem Arbeitstag oder dem Wochenende ist hier recht wichtig.
Eine frühzeitige Planung ist ebenfalls zu empfehlen. Es ist vor allem in einem großen Unternehmen keinem geholfen, wenn der Umzug erst zwei bis vier Wochen vor der entsprechenden Maßnahme beschlossen und bekanntgegeben wird. Auch und vor allem, wenn der Umzug Aufwand für die Mitarbeiter bedeutet, sollten Sie die Belegschaft langsam an das Thema heranführen sowie Zeit für die entsprechende Planung (beruflich und privat) geben. So muss auch niemand seinen Urlaub canceln.
Schritt 2: Wer hilft und wie viel?
In kleineren Büros, in denen die Ausstattung aus ein paar Computern und einer minimalistischen Büroausstattung besteht (beispielsweise in Zentralen von Webseiten oder anderen digitalen Produkten und Dienstleistungen), kann das Umzugsteam wenn möglich aus den Mitarbeitern bestehen. Ist die Einrichtung umfangreicher, sind Produkte, Anlagen oder andere raum- und zeitaufwendigere Dinge zu bewegen, dann sollte ein Umzugsunternehmen kontaktiert werden.
Je nach Umfang und Wert der zu transportierenden Einrichtung, etc. ist ein spezielles Umzugsunternehmen zu empfehlen, welches sich auf Firmenumzüge spezialisiert hat. Hier können nicht nur mehr Details oder spezielle Umzugszeiten abgesprochen werden; Ihre Einrichtung und weitere zu transportierende Dinge sind überdies besonders versichert. Gibt es mehrere verschiedene Unternehmen in der Nähe, fordern Sie Informationen an und vergleichen Sie die Angebote.
Schritt 3: Ist der neue Ort bezugsfertig?
Je nachdem, wie lange die entsprechenden Bauarbeiten oder Renovierungen dauern werden, sollten Sie entsprechend lange vor dem eigentlichen Umzug dafür sorgen, dass die neuen Räumlichkeiten Ihren Ansprüchen genügen. Sind alle Voraussetzungen für die Platzverteilung, den flüssigen Arbeitsablauf, die Installation der EDV und ähnlichen Dingen geschaffen? Wurde der unebene Boden ausgeglichen – und an alles andere gedacht? Dann kann der Umzug ja kommen!
Schritt 4: Sie haben Post… oder?
Mit dem Umzug des Unternehmens ändert sich nicht nur die Umgebung, in der geschafft wird, sondern auch ganz nüchtern von außen betrachtet die Anschrift der Firma. Diese muss allen wichtigen Stellen mitgeteilt werden. Hier eine Liste, damit Sie den Überblick behalten:
- Zuständiges Gewerbeamt
- Zuständiges Finanzamt
- Bundesagentur für Arbeit
- Zurate gezogener Steuerberater
- Anwälte des Unternehmens
- Versicherungen des Unternehmens
- Im Zuge der Ummeldung auch: Anbieter für Strom, Telefon, Internet, etc.
Nicht zu vergessen sind natürlich auch:
- Kunden und potenzielle Kunden
- Geschäftspartner und befreundete Unternehmen
- Zulieferer und Firmen, von denen regelmäßig Angebote eingeholt werden
Hier sollte die Adresse nach dem Umzug geändert werden:
- Impressum der Internetseite
- Impressum auf Social Media Kanälen
- Bei der Post, falls spezielle Zustellungsvereinbarungen (vgl. Postfach) bestehen
- Und was Ihnen noch einfällt…
Schritt 5: Nach dem Umzug mahlen die Mühlen langsamer
Bis die gewohnte Geschwindigkeit und Produktivität oder die erhoffte Produktivitätssteigerung eintritt, kann es nach dem Umzug ein bisschen dauern. Ist die Aufteilung der Büros wirklich optimal? Funktionieren alle Anlagen, die Telefone und das Internet? Wurden die Arbeitsabläufe wirklich verkürzt und gleichzeitig effektiver gemacht? Alles das muss beachtet werden. Holen Sie sich als Chef die Stimmen Ihrer Belegschaft ein, um eventuelle Schwachstellen des neuen Arbeitsplatzes eliminieren zu können.
Fazit zu diesem Thema
Wächst ein Unternehmen oder ergeben sich aus einem neuen Standort positive Veränderungen für die Firma, das Team, dessen Produktivität und / oder auch für die B2B-Partner sowie für die Kunden, dann ist ein Umzug wohl keine schlechte Idee. Zwischen der aktuellen Situation und den geplanten Veränderungen liegen allerdings ein paar Maßnahmen und Prozesse, die es zu beachten gilt. Wir hoffen, Ihnen auch mit diesem Ratgeber ein bisschen weitergeholfen zu haben.