Die interne Kommunikation bzw. das Funktionieren der selbigen ist ein essentieller Bestandteil des Erfolgsrezepts eines Unternehmens. Dabei ist es gar nicht wichtig, ob diese Kommunikation zwischen zwei Mitarbeitern, zwischen dem Chef und einem Mitarbeiter, zwischen einer Abteilung und der anderen oder vielleicht zwischen zwei verschiedenen Standorten bzw. einem Subunternehmen und dem Mutterkonzern stattfindet. Der reibungslose Ablauf, die dafür gewählten Werkzeuge und natürlich die Form der jeweiligen Kommunikation entscheiden nicht nur über das Vorankommen von Informationen, sondern auch über das Betriebsklima und damit über den Fortschritt der Firma. Denn nur wenn diese im Kern gesund ist, kann sie auch eine gewisse Prosperität schaffen.
Häufig gemachte Fehler bei der internen Kommunikation
Der Austausch von Informationen zwischen Mitarbeitern und Kollegen, verschiedenen Abteilungen, Teams, Gruppen und dergleichen mehr sollte so positiv und störungsfrei wie möglich gestaltet werden. Denn nur eine funktionierende und klare Kommunikation schafft Zufriedenheit unter den Mitarbeitern. Zufriedenheit schafft überdies eine größere Motivation und eine stärkere persönliche Auseinandersetzung mit der Firma und ihrem Ziel. Und erst wenn ein Mitarbeiter wirklich von seiner Arbeit und dem Großen und Ganzen des Unternehmens überzeugt ist, wird er auch sein Bestes geben sowie vielleicht sogar die alles entscheidende Verbesserung oder Innovation vorschlagen. Leider stehen diesem Szenario häufig einige Hürden im Weg…
Kommunikationsfehler Nummer 1: Das Setting stimmt nicht
Wenn eine Kommunikation stattfinden soll, dann müssen auch die jeweiligen Ansprechpartner und Gesprächsteilnehmer klar definiert sein. An welchen Mitarbeiter aus der Buchhaltung werden Rechnungen übergeben? Oder werden sie nur in eine Ablage verbracht? Wann und wie wird eine E-Mail verschickt, wann reicht ein Anruf in der zuständigen Abteilung und welche Anfragen haben Zeit bis zum nächsten Meeting? Welche Form ist erwünscht und muss diese unbedingt eingehalten werden? Sind Fachtermini wichtig oder reicht es, wenn sich die Gesprächsteilnehmer untereinander verstehen? Dies sind nur ein paar wenige der zu klärenden Fragen.
Kommunikationsfehler Nummer 2: Zu viel oder zu wenig Kommunikation
Gibt es eine klare und strukturierte Anfrage, dann kann man diese ebenso klar und strukturiert beantworten. Kommen jedoch drei Mails innerhalb einer halben Stunde und baut jede mit Folgefragen auf die vorherige auf, dann kann das für den Empfänger sehr stressig werden. Das Gleiche gilt für Anrufe, SMS und Messenger-Nachrichten. Sorgen Sie in Ihrem Unternehmen also für eine durchdachte Kommunikation und mehr Konzentration auf Inhalt, denn auf Schnelligkeit. Dementgegen sollte aber auch ein gesundes Maß an Kommunikation gefördert werden, wenn diese mal ins Stocken kommt. Denn für den gewinnbringenden Ablauf der Geschäfte ist kaum etwas schädlicher als nicht planmäßig erhaltene Informationen.
Kommunikationsfehler Nummer 3: Falsche oder keine Informationen
Diese zwei Punkte hängen unausweichlich zusammen, denn falsche oder bestenfalls auf Annahmen beruhende Informationen werden meist dann weitergegeben, wenn (von höherer Stelle) Informationen zurückgehalten werden. Schaffen Sie also lieber einen transparenten Umgang in Ihrem Unternehmen, sodass es keinen Bodensatz für Gerüchte oder falsche Entscheidungsgrundlagen gibt. Formulieren Sie nicht nur die Unternehmensziele, sondern auch aktuelle und geplante Schritte dahin zeitnah und verständlich. Gestehen Sie dabei auch Fehler ein.
Kommunikationsfehler Nummer 4: Der Dialog und fruchtbare Austausch fehlt
Gerade wenn es um Entscheidungen, den Abschluss eines bedeutsamen Vertrags, die Gestaltung des Büros, um Arbeitszeiten oder andere wichtige Dinge geht, sollten Sie als entscheidende Instanz nicht nur die eigenen Ideen kommunizieren und durchsetzen. Setzen Sie lieber auf einen Dialog, beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein und fordern Sie entweder klare Argumente oder bilden Sie eine offene Runde während eines Meetings. Bei großen Entscheidungen für das Unternehmen, bei einer neuen Ausrichtung oder ähnlichen Umgestaltungen kann auch ein Incentive helfen, das außerhalb der sonstigen Arbeitsumgebung stattfindet. Hier können alle Beteiligten „out of the box“ denken und frische Ideen werden eher ins Kalkül gezogen.
Kommunikationsfehler Nummer 5: Die positive Kommunikation wird unterbunden
Wenn die Kommunikation ausschließlich neutraler Natur ist und sich auf die wichtigsten Unternehmensinhalte beschränkt, dann kann das fast so schlimme Auswirkungen haben wie ein negativer oder ausbleibender Austausch. Wertschätzungen, ein einfaches „Danke“ und vielleicht die eine oder andere persönliche Notiz bzw. Bemerkung sollten daher in der internen Kommunikation erlaubt sein. Auch sollte dies gefördert werden, denn wie oben schon angemerkt, so sind nur zufriedene und auf der Arbeit glückliche Mitarbeiter auch wirklich produktive Mitarbeiter. Und wenn diese gute Stimmung durch die Kollegen erzeugt wird, dann ist der Arbeitsplatz ein willkommener Aufenthaltsort.
Optimierung: Kurze Wege, klare Strukturen, ein freundliches und offenes Klima
Das Ziel ist also klar; Sie sollten eine schnelle und zielführende Kommunikation in Ihrem Unternehmen schaffen, die neben neutralen und für die Firma wichtigen Informationen auch – in einem gewissen Rahmen – den persönlichen Austausch fördert. Zusätzlich zum Vorankommen des Unternehmens und der zeitnahen Arbeit mit Kunden, Lieferanten, Dienstleistern und B2B-Kontakten sollte innerhalb der Firma ein gutes, vertrauensvolles, offenes und dabei produktives Klima herrschen. So sind die Mitarbeiter motiviert, gerne konzentriert bei der Arbeit und stacheln sich im Idealfall selbst zu Höchstleistungen an.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der internen Kommunikation!