Ein Unternehmer oder Unternehmen freut sich natürlich immer, wenn viel Umsatz gemacht wird. Stehen den Einnahmen allerdings nur vergleichsweise geringe Ausgaben entgegen, dann gibt es am Ende des Abrechnungszeitraums einen saftigen Gewinn. Das ist an sich auch nicht schlecht, außer wenn man die damit verbundenen Steuern bedenkt. Vermittels Betriebsausgaben können die Steuern gesenkt werden; gleichzeitig wird effektiv etwas für das Unternehmen getan.
Alltägliche Betriebsausgaben beachten und festhalten
Je nach Unternehmen gibt es unterschiedlich oft verschieden große Anschaffungen. Das kann regelmäßig geschehen oder auch nur einmalig bzw. komplett außerplanmäßig. Was auch immer die Gründe und Anlässe für eine Betriebsausgabe sein mögen, verwahren Sie die entsprechenden Quittungen!
Bei einer Prüfung der Steuererklärung seitens des Finanzamtes muss dieses Ihnen keinen Betrug nachweisen. Im Gegenteil: Sie müssen feinsäuberlich Ihren Geldfluss auf- und nachweisen können. Durch Quittungen, Rechnungen und dergleichen müssen Kaufdatum und der Betrag ersichtlich sein – sowie natürlich alle anderen Daten, die ordnungsgemäß auf diese Dokumente gehören.
Daher der Tipp: Nie einen Kauf unbelegt lassen oder unbedacht Kaufbelege entsorgen.
Bei privaten Ausgaben wird es kritisch
Wenn Sie als Unternehmer, Selbstständiger oder durch andere Gesellschaftsverhältnisse berechtigt sind, das Einkommen direkt privat zu verwenden, dann sollten Sie die Ausgaben auch von vornherein in beruflich und privat trennen; die jeweiligen Kaufbelege ebenfalls getrennt sammeln; und entsprechend auf der Steuererklärung diese Ausgaben als betrieblich und jene als privat angeben.
Natürlich gibt es hier auch Anschaffungen, die sich in beiden Kategorien bewegen. Haben Sie beispielsweise ein Mobiltelefon, das Sie sowohl für Privates als auch für betriebliche Gespräche nutzen, dann können Sie es durchaus als Betriebsausgabe angeben. Das Finanzamt wird allerdings einen kritischen Blick auf die Ausgabe werfen, wenn Sie sich ein Luxusmodell geleistet haben.
Ein Betriebshandy für 1.000,- Euro? Das kann zum Streitfall werden. Genauso wie der Ferrari als angebliches Baustellenfahrzeug. Wenn Sie also bei einer Anschaffung, die auch betrieblich genutzt wird, vor allem den privaten Wert im Augenschein haben, dann verlagern Sie die entsprechenden Ausgaben lieber in den Bereich Privat. Steuerberater können Ihnen zudem aufzeigen, welche Anschaffungen Sie zumindest zum Teil „absetzen“ können, und wie hoch dieser Anteil ist.
Das Gleiche gilt auch für Reisekosten und Spesen. Man unterscheidet grundsätzlich zwischen sogenannten abziehbaren und nicht abziehbaren Kosten. Lediglich die abziehbaren Betriebsausgaben werden zu einer Steuerminderung respektive Rückzahlung führen können. Ziehen Sie auch hier im Zweifelsfall professionelle Hilfe zurate.
Anlass und Gründe – immer dokumentieren!
Ein kleiner Tipp zwischendurch: Nehmen Sie gleich nach Eingang einer jeden Rechnung oder Quittung den Stift in die Hand und vermerken Sie auf dem Schriftstück den Grund und / oder Anlass für die jeweilige Anschaffung. Bei einer Steuerprüfung – auch und vor allem wenn diese erst in ein paar Jahren stattfinden sollte – kommen Sie dann nicht ins Hadern, wenn Sie Ihre Ausgaben erklären sollen. Denn auch dann sind Sie noch in der Nachweispflicht.
Auch zu beachten: Bei Geschenken sind die Art und der Empfänger zu dokumentieren!
Weihnachten, Geburtstag, Jubiläum: Geschenke für Mitarbeiter steuerlich absetzen
Einige Geschenke an Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner können Sie ebenfalls als Betriebsausgaben geltend machen. Dabei sind aber je nach Empfänger einzelne Höchstbeträge zu beachten. Beachten Sie zudem, dass Sie nicht von der Pauschalsteuer für Geschenke betroffen sind, wenn diese jeweils den Wert von 10 Euro nicht überschreiten. Speicher-Sticks, Schreibutensilien und ähnliche Dinge unter 10 Euro gelten nämlich als sogenannte „Streuartikel“.
Wollen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter mit einem Geschenk segnen, dann sollten Sie beachten, dass Präsente bis zu 60 Euro steuerfrei bleiben. Die Maßgabe ist allerdings, dass sie aufgrund eines persönlichen und besonderen Ereignisses vergeben werden; etwa aufgrund der Hochzeit oder des Geburtstags des Mitarbeiters, zum Jubiläum in der Firma oder als Glückwunsch zur Geburt des Nachwuchses. Als Betriebsausgaben können auch Geschenke über 60 Euro angegeben werden, allerdings nur, wenn sie nicht vergleichsweise „teuer“ sind – eine goldene Rolex zum Beispiel.
Hier ist zu beachten: Egal wie klein oder groß – finanzielle Zuwendungen gelten immer als Arbeitslohn – und der muss seinerseits versteuert werden.
Die kleine Aufmerksamkeit für den Geschäftspartner
Hier kommt die oben erwähnte Pauschalsteuer zum Tragen. Denn wollen Sie nicht, dass ein Geschäftspartner, dem Sie ein Geschenk machen, dieses versteuern muss, dann zahlen Sie eben jene Pauschale. Sie liegt bei 30 Prozent des Geschenkpreises inkl. Umsatzsteuer. Auch wenn es etwas kühl wirkt, kombinieren Sie auch die edle Flasche Wein mit dem Hinweis, dass Sie die entsprechende Steuer dafür schon übernommen haben. So weiß der Partner, dass er den Wein nicht als Einnahme angeben muss.
Sie zahlen zeitweise nicht selbst? Es ist trotzdem eine Betriebsausgabe!
Wenn Sie temporär nicht flüssig sein sollten und Bekannte oder Verwandte für Sie bei Zahlungen einspringen, dann können Sie diese auch als Betriebsausgaben geltend machen. Denn jene Helfer hätten Ihnen das Geld ja auch übertragen können, sodass Sie den Kauf hätten abwickeln können – so die rechtliche Begründung dieses Verfahrens. Der Fachausdruck für diese Art der Ausgabe lautet übrigens „Drittaufwand“.
Kosten, auf die Sie vielleicht gar nicht gekommen wären
Wenn Sie nur ab und an ein bestimmtes Gerät (Laptop, Smartphone, Scanner, etc.) für Ihren Betrieb benötigen, dann können Sie dieses auch mieten. Das geht zudem vermittels eines einfachen sowie legalen Tricks: mieten Sie das Gerät bei einem Bekannten oder Verwandten. Dieser muss die Mieteinnahmen nicht versteuern, wenn sie im Jahr kleiner / gleich 256 Euro sind. Und Sie müssen sich nicht extra einen Laptop für die Geschäftsreise oder einen Scanner für die alljährliche Digitalisierung von Dokumenten kaufen.
Andere mögliche Betriebsausgaben ergeben sich aus selbst zu leistenden Behandlungskosten für Berufskrankheiten. Entsteht ein Leiden also direkt aus Ihrer beruflichen Tätigkeit und wird die entsprechende Behandlung nicht komplett von der Krankenkasse getragen, dann können Sie die eigens aufzubringenden Zahlungen als Betriebsausgaben angeben.
Ob Pauschale von 30 Cent pro Kilometer oder exakter Abrechnung per Fahrtenbuch – wenn Sie den privaten PKW für Geschäftsreisen oder für den täglichen Arbeitsweg nutzen, dann können Sie die jeweiligen Kosten als Betriebsausgabe geltend machen. Ganz wichtig: jeden Weg, der „abgesetzt“ werden soll, müssen Sie dokumentieren: wann waren Sie zu oder von wem unterwegs und wie weit war der Weg? So sind Sie auch hier auf der sicheren Seite.